Langkah-Langkah Membuat Daftar /Data Perusahaan Pada MIYOB Lengkap..
PEMBAHASAN !!!
1. Membuat Data Perusahaan pada MYOB
Langkah – langkah yang harus dilakukan :
1. Klik tombol start
2. Pilih all program Myob Accounting v 18 +Myob Accounting v 18+ Akan terlihat seperti gambar di bawah ini :
3. Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses a. Open, untuk membuka data (File) Myob yang telah ada b. Create, untuk membuat data perusahaan baru
c. Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan
d. What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi 18 ini
e. Exit, untuk mengakhiri program Myob
4. Klik tombol Create new company file, klik next
5. setelah pilih next,akan tampil menu seperti gambar berikut :
Penjelasan : pada dialog serial number, masukkan 12 digit serial number yang terdapat dalam cd original software myob. Pada menu enter information about your company, masukkan identitas lengkap perusahaan. Hal ini nantinya akan ditampilkan dalam penyajian laporan keuangan se bagai kop perusahaan.
Setelah itu klik next,
6. Lalu masukkan periode akuntansi, seperti gambar berikut :
Ket :
• Current Financial Year : diisi tahun periode berjalan (tahun terjadinya transaksi)
• Last Month of Financial Year : diisi bulan terakhir periode transaksi
(biasanya diisi bulan desember)
• Conversion Month : diisi bulan periode berjalan (bulan terjadinya transaksi)
• Number of Accounting Periods : diisi jumlah bulan selama satu periode, lalu klik next;
7. Setelah itu akan muncul account list seperti di bawah ini :
Pada Build your account list terdapat 3 pilihan, jika memilih yang :
1. maksudnya adalah kita akan menggunakan akun yang sudah disiapkan oleh software myob, jadi kita tidak bisa membuka akun baru sesuai dengan keinginan kita,
2. maksudnya adalah kita akan menggunakan akun yang sudah dibuat oleh akuntan atau user sebelum kita,
3. maka kita akan membuat sendiri akun baru sesuai dengan yang kita butuhkan dan kita inginkan.
Dalam kasus soal kita di atas kita akan memiilih pilihan kedua, pilih I would import a list of accounts ... , lalu Next
8. Memilih tempat menyimpan file next
9. Selanjutnya akan tampil informasi proses telah selesai, setelah itu klik command centre dan kita akan masuk pada menu utama myob v.18 seperti di bawah ini :
2. Membuat daftar akun (Chart of Account)
Supaya lebih efektif, buat daftar akun sekaligus mengisi saldo awalnya. Dalam hal membuat daftar akun ada 3 hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
a. Membuat akun baru
Klik menu ACCOUNTS lalu klik menu Account List
Untuk membuat akun aktiva, pilih Asset kemudian klik New
Account type sesuaikan dengan jenis akun yang kita masukkan, misal untuk Cash in Bank maka tipenya Bank. Account number diisi nomer akun yang ada pada buku besar, misal untuk Cash in Bank 1-1100. Account Name diisi nama akunnya, dan Opening Balance diisi saldo awal yang ada pada neraca saldo awal.
Tahapan ini dilakukan berkali-kali sesuai dengan banyaknya akun yang kita masukkan. Yang perlu diperhatikan adalah untuk jenis akun yang kita masukkan harus disesuaikan dengan Header pada menu Account List.
Misal untuk aktiva maka kita pilih Assets, untuk hutang kita pilih Liability, untuk akun modal kita pilih Equity, untuk akun penjualan & pembentuk penjualan bersih kita pilih Income, untuk pembelian dan pembentuk harga pokok penjualan masuk ke header Cost of Sales. Untuk beban- beban operasional kita pilih header Expense, untuk pendapatan lain-lain masuk ke Others Income, dan untuk beban lain-lain masuk ke Others Expense.
b. Mengedit akun (mengganti nama dan atau nomor akun)
Seandainya ada nama akun dengan nomor yang berbeda dengan yang kita inginkan atau sebaliknya, maka kita bisa mengeditnya menjadi akun yang sesuai kebutuhan kita, seperti berikut.
Misal kita akan mengganti nomor akun Petty Cash dari 1201 menjqdi 1200, caranya :
1) Sorot akun yang bersangkutan
2) Klik Edit atau klik ganda (duble click) dengan mouse
3) Ketik nomor atau nama sesuai kebutuhan,,lalu klik OK
c. Menghapus akun (yang tidak terpakai)
Akun yang dapat dihapus adalah akun yang bukan linked account/linked tax code, bersaldo nol, dan atau belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi. Proses penghapusan akun dilakukan dengan langkah :
1) Aktifkan akun yang akan dihapus (sorot akun dan klik tombol Edit/klik ganda).
2) Klik Edit yang terdapat di baris menu.
3) Pilih & klik Delete Account. Proses penghapusan selesai.
Misal kita akan menghapus akun GST Paid, maka sorot akun GST Paid lalu klik ganda, sehingga mucul seperti gambar berikut, lalu pilih & klik Delete Account.
Setelah semua akun dimasukkan maka untuk mengetahui neraca awal yang kita entry sudah betul atau belum maka kita cek pada header Equity, jika akun Historical Balancing Account bersaldo nol (0) maka neraca awal yang kita entry sudah betul, tetapi jika masih menyisakan angka maka perlu dicek ulang entry data yang kita lakukan.
3. Membuat setting pajak (PPN / VAT) – Tax Code
Tahapan selanjutnya setelah membuat daftar account adalah membuat setting pajak untuk PPN/VAT
dengan cara :
Klik menu List terus pilih Tax Code
Pada Tax Code List pilih NEW, pada isian tax code ketik PPN, description dan lainnya diisi seperti berikut :
4. Membuat Linked Account
Tahapan berikutnya adalah membuat linked account (hubungan antar akun), sehingga ketika kita melakukan proses jurnal yang memerlukan beberapa pencatatan, otomatis myob akan melakukannya dalam satu tahap saja. Caranya :
Pada menu klik Setup pilih Linked Accounts
a. Linked Account untuk akun modal, laba ditahan, dan banking
Caranya pada Linked Accounts pilih Account & Banking Account seperti terlihat di bawah ini :
Biasanya untuk linked account & banking account sudah sesuai sehingga kita tidak perlu
merubahnya. Meskipun demikian kita tetap harus melihatnya untuk memastikan kalau link tersebut sudah sesuai.
b. Linked Account untuk akun penjualan.
Caranya sama seperti yang pertama tadi, yaitu klik Setup Linked account Sales Account. Pada pertanyaan :
Asset Account for Tracking Receivables diisi dengan akun Piutang Dagang (Account
Receivable)
Bank Account for Customer Receipt diisi dengan akun Kas di Bank (Cash in Bank)
I charge freight on sale diisi dengan akun Pendapatan Jasa Angkut (Freight Collected)
I track deposit collected from customer diisi akun Uang Muka Penjualan (Customer Deposit), biasanya akun ini tidak diisi. Meskipun demikian jika dalam penyelesaian soal terdapat konsumen yang memberikan uang muka untuk indent barang, maka link ini harus diisi. Akun ini biasanya masuk kelompok liability (kewajiban)
I give discounts for early payment diisi potongan penjualan (Sales Discount)
I assess charge for late payment diisi Pendapatan denda dari keterlambatan pembayaran
(Late Fees Collected). Akun ini biasanya masuk pendapatan lain-lain (Other Income)
Untuk kasus PT GESTY SMART, akun yang terkait hanya akun Piutang dan Kas di Bank, seperti berikut :
c. Linked Account untuk akun pembelian.
Klik Setup Linked account Purchase Account.
Sama dengan sales account, pada purchases account setelah di klik akan muncul pertanyaan:
Liability Account for Tracking Payable yang diisi dengan Hutang Dagang (Account Payable)
Bank Account for Paying Bills diisi Kas di Bank (Cash in Bank)
I can receive items without supplier bill biasanya dikosongi, meskipun demikian jika ada soal yang mengharuskan ada transaksi tersebut maka akan diisi Persediaan yang masih harus dibayar (Accrued Inventory)
I pay freight on purchases diisi dengan Biaya angkut pembelian / Biaya angkut masuk
(Freight Paid/Freight in/Transportation in)
I track deposit paid to supplier diisi Uang muka pembelian (Supplier deposit). Akun ini masuk kelompok Piutang (Account Receivable). Biasanya pada pertanyaan ini dikosongi.
I take discount for early payment diisi Potongan Pembelian (Purchase discount)
I pay charge for late payment diisi denda keterlambatan pembayaran (late fees paid). Akun ini biasanya masuk kelompok Other Expense.
Pada kasus PT GESTY SMART, akun yang terkait hanya ada 3 akun seperti berikut :
5. Membuat buku pembantu (piutang, hutang, & persediaan)
a) Membuat buku pembantu piutang (customer)
Pilih CARD FILE PILIH CARD LIST pilih CUSTOMER pilih NEW
Setelah itu masukkan semua data customer yang terdapat dalam soal :
Truz klik Selling Details dan diisi sesuai dengan kebijakan yang ada, :
Jika telah selesai semua klik OK.
Langkah berikutnya adalah memasukkan saldo awal untuk masing-masing customer, caranya: Klik Setup pilih Balance pilih Customer Balance
Setelah itu pilih nama customer yang akan dimasukkan saldo awalnya, misalnya Rama Elektronik, kemudian klik Add Sales ENTER. Kemudian diisi sesuai dengan saldo piutang customer yang ada di daftar piutang, seperti contoh berikut :
Ket : tax code diisi N-T (Non Taxable) karena saldo piutang tidak terkena pajak. Kemudian klik
RECORD
Lakukan hal yang sama untuk customer yang lain sehingga jika telah selesai semua, maka myob akan memunculkan komentar seperti nampak dalam gambar di bawah ini.
Artinya saldo awal untuk tiap-tiap customer yang kita masukkan sudah cocok dengan saldo awal piutang pada neraca saldo awal yang telah kita entry.
b) Membuat buku pembantu hutang (supplier)
Pilih Card File setelah itu pilih Card List pilih Supplier NEW
Setelah itu masukkan semua data supplier yang terdapat dalam soal :
Truz klik Buying Details dan diisi sesuai dengan kebijakan yang ada :
Jika telah selesai semua klik OK.
Langkah berikutnya adalah memasukkan saldo awal untuk masing-masing supplier caranya : Klik Setup pilih Balance pilih Supplier Balance
Setelah itu pilih nama supplier yang akan dimasukkan saldo awalnya, misalnya PT BUMI PERTIWI, kemudian klik Add Purchases ENTER. Kemudian diisi sesuai dengan saldo hutang di supplier yang ada di daftar hutang, seperti contoh berikut :
Ket : tax code diisi N-T (Non Taxable) karena saldo hutang tidak terkena pajak. Kemudian klik
RECORD
Lakukan hal yang sama untuk supplier yang lain sehingga jika telah selesai semua, maka myob akan memunculkan komentar seperti nampak dalam gambar di bawah ini.
Artinya saldo awal untuk tiap-tiap supplier yang kita masukkan sudah cocok dengan saldo awal
hutang pada neraca saldo awal yang telah kita entry. c) Membuat kartu persediaan (inventory card)
Pada menu utama myob pilih INVENTORY kemudian pilih Item List New
Pada menu Item Information masukkan kode barang dan nama barang. Kemudian pada pertanyaan di bawahnya akan dijawab seperti berikut :
I Buy This Item diisi akun harga pokok penjualan (Cost of Good sold) jika menggunakan metode perpetual, & diisi Pembelian (Purchase) jika menggunakan metode fisik.
I Sell This Item diisi akun penjualan (Sales)
I Inventory This Item diisi jika metode yang digunakan adalah metode pencatatan perpetual, dan dikosongi jika metode yang digunakan metode fisik. Akun yang dimasukkan jika diisi adalah akun Persediaan Barang Dagangan (Merchandise Inventory).
Setelah itu klik Buying Details, dan informasi yang dimasukkan pada menu ini adalah :
Standard Cost diisi harga beli / harga pokok per unit dari barang tersebut
Tax Code When Bought diisi kode jenis pajak yang dipakai saat membeli yaitu PPN
Buying Unit of Measure diisi satuan barang yang dibeli yaitu unit
Number of Item per Buying Unit diisi jumlah barang yang dibeli setiap kali membeli
Setelah itu klik Selling Details, dan isikan tiap pertanyaan dengan jawaban sebagai berikut :
Base Selling Price diisi dengan harga jual perunit dari barang tersebut.
Tax Code When Sold diisi kode pajak saat menjual (PPN / VAT).
Selling Unit of Measure diisi satuan barang yang dijual (diisi unit).
Inclusive/Exclusive, jika diberi tanda checlist maka harga jual barang sudah termasuk PPN. Tetapi jika dikosongkan maka harga jual barang belum termasuk PPN.
Kemudian klik OK. Lakukan hal yang sama untuk jenis barang berikutnya. Tahapan ini dilakukan sesuai banyaknya barang yang dimiliki oleh perusahaan.
Tahapan selanjutnya adalah memasukkan saldo awal untuk tiap-tiap jenis barang dagangan. Caranya klik Inventory pilih Adjust Inventory
Pada isian Adjust Inventory, Date diisi tanggal 1 Desember 2011, Memo diisi Saldo Awal.
Item Number diisi kode jenis barang, dalam hal ini 365TV dan AC86P,
Quantity jumlah barang yang dimiliki pada awal bulan dalam hal ini 24 dan 15 unit,
Unit Cost diisi dengan harga beli untuk tiap-tiap jenis barang,
Account diisi dengan nomor akun persediaan barang (Merchandise Inventory), kemudian klik
Record.
Untuk menentukan metode penilaian persediaan yang dipakai, maka langkah-langkahnya pada
menu utama myob klik Inventory, pilih Set Item Price, jika menggunakan metode average maka pilih Avg Cost, dan jika menggunakan metode LIFO maka klik Last Cost. Myob selalu merekomendasikan user untuk menggunakan metode rata-rata bergerak (moving average).
LIFO rata-rata bergerak (moving average)
Setelah tahapan ini selesai, maka kini saatnya mulai mengerjakan transaksi ke dalam jurnal.
TUTUP BUKU DAN MEMULAI PENCATATAN PERIODE BARU
1. PERUSAHAAN YANG MELAKUKAN TUTUP BUKU PADA TAHUN YANG SAMA (TRIWULAN, CATURWULAN ATAU SEMESTERAN)
Untuk melakukan proses tutup buku, caranya :
1) Membuat jurnal Penutup (Closing Journal)
a. Menutup Pendapatan
Untuk menutup seluruh akun Pendapatan, maka catatlah seluruh akun Pendapatan disisi Debit dan akun Laba Ditahan (Retained Earnings) disisi Kredit. Pencatatannya melalui Jurnal umum dan seperti berikut :
Klik Record
b. Menutup Beban dan HPP
Untuk menutup seluruh akun Beban dan HPP, maka catatlah seluruh akun Beban dan HPP disisi Kredit dan akun Laba Ditahan (Retained Earnings) disisi Debit. Pencatatannya melalui Jurnal umum dan seperti berikut :
Klik Record
Hasil laporan keuangan yaitu Neraca dan Laba Rugi setelah tutup buku adalah sebagai berikut :
1. Laporan Neraca
2. Laporan Laba Rugi
2. PERUSAHAAN YANG MELAKUKAN TUTUP BUKU PADA AKHIR TAHUN
Perusahaan yang melakukan tutup buku pada tahun berikutnya dapat melakukan tutup bukunya melalui Start a New Year.
Untuk melakukan proses tutup buku, caranya :
a. Buka menu utama MYOB,
b. Pilih File, kemudian Back Up, seperti gambar dibawah ini
c. Klik Continue
d. Ganti nama data sesuai yang anda inginkan dan pilih lokasi tempat penyimpanan atau tidak usah diganti.
e. Klik Save
f. Pada menu utama MYOB klik File, dan klik Start a New Year
Pada kotak dialog Start a New Financial Year hanya klik Continue saja. Seperti tampilan berikut :
Untuk memnuhi proses tutup buku, maka klik Start a New Financial Year. Selanjutnya MYOB akan melakkan proses tutup buku dan membuka tahun buku baru.